BEASmarina-Management

BEASmarina-Management programmet er lavet specifik til at give havnen et overskueligt overblik over medlemmer, både, pladser, økonomi og statistikker. Systemet er opbygget enkelt og giver mulighed for at oprette medlemmer hvor til der kan tilknyttes båd, bådplads, vinterpladser masteskur og øvrige udlejnings ydelser, danne en kontrakt og automastik faktura håndtering.

Programmet er et modul på BEASportalen og er dermed med til at samle havnes aktiviteter i et system så man har overblik over betalingsterminaler, WebLoadere, medlemmer, økonomi osv.

BEASportalen er en Cloud baseret løsning hvor backup af alle data sker automatisk.

Menupunkter til programmet:

PERSONKARTOTEK, består af en række oplysninger der knytter sig til den enkelte person.  En person kan i denne sammenhæng også være et medlem, firma, en klub eller havnen selv.

BÅDKARTOTEK, er til at gemme oplysninger vedr. båden som er tilknyttet medlemmet.  Her vil kunne gemmes data så som bådtype, bådnavn, forsikringsoplysninger, bådejer, medejer etc.  En båd er som udgangspunkt altid tilknyttet én eller flere personer.  Findes der klubbåde eller havnens egne både der skal administreres gennem dette system, må klubben eller havnen først oprettes som person.

PLADSKARTOTEK.  En plads kan være flere ting.  Det kan generelt betragtes som en ressource, der kan benyttes og tildeles specifikke brugere og både i havnen.  En plads kan fx være vandplads, landeplads, hylde i masteskur, redskabsskur eller hytte på havnen.  Som udgangspunkt kan der kun være én båd knyttet til én plads ad gangen, men set over en tidsperiode kan en plads godt være knyttet til flere både.  Et eksempel kan være en vandplads der fra forår til efterår er tildelt en båd, mens den vinteren igennem kan være tildelt en anden båd – de kan bare ikke have den samtidig.

STAMBLAD.  Under hver fane for, person, båd og plads findes et stamblad.  Her vises alle tilgængelige oplysninger om henholdsvis person, både og pladser.  Stambladet er opbygget så oplysningerne er så overskueligt og dækkende som muligt, hvilket gør at der ikke skal åbnes flere faner ad gangen.

KONTRAKT, er en binding mellem en plads/ressource og en båd og/eller person.  Bindingen kan have en juridisk kontrakt tilknyttet i form af et dokument og/eller journal nr. og danner grundlag for fakturering.  En kontrakt kan være tidsbegrænset med en fast start og slut dato.  Derudover kan den være aktiv i kun en del af et år, og denne begrænsning kan markeres som værende tilbagevendende hvert år.  På kontrakten er opført de ydelser der er med det enkelte medlem.  Ydelserne prissættes automatisk via vare kartoteket på BEASportalen og opsættes med forfaldsdato til automatisk fakturering.

FAKTURERING,  af forfaldne ydelser sker automatisk i henhold til den enkelte kontrakt.  Systemet danner automatisk en liste med medlemmer og ydelser som vises og godkendes.  For at danne fakturaen, går man ind på portalen under økonomi, fakturering, kør faktura. Fakturaen kan herefter hentes som udskrifter, pdf, csv. eller andet.

ØKONOMIDATA,  for en person er informationer om hvilke abonnementer personen er blevet faktureret tidligere.

SMS SERVICE, er SMS meddelser til fx alle på en bro, enkelt person eller til alle medlemmer.

VENTE- OG ROKKERINGSLISTE.  Bådpladser, redskabsskure og vinterpladser etc.

BEASKORT DATA.  En person kan have flere kort tilknyttet.  Der vil være en oversigt over hvilke kort personen har, og en mulighed for at tilføje eller fjerne kort, samt evt. spærre, oplade, forlænge udløbsdato etc.  Er terminalerne på BEASportalen er der desuden oversigt over hvor og til hvad kortet sidst har været benyttet.