BEASmarina Management

BEASmarina-Management är utformat specifikt för att ge hamnen en tydlig översikt över medlemmar, båtar, platser, ekonomi och statistik. Systemet är enkelt strukturerat och ger möjlighet att skapa medlemmar till vilka båtar, båtplatser, vinterplatser och andra uthyrningstjänster kan anslutas. Kontrakt skapas och fakturor genereras automatiskt.

Programmet är en modul i BEASportalen och hjälper därmed till att samla hamnens aktiviteter i ett och samma system så att du har en överblick över betalterminaler, WebLoaders, medlemmar, ekonomi etc.

BEASportalen är en molnbaserad lösning där alla data säkerhetskopieras automatiskt.

Programmets delar och funktioner är:

PERSONKARTOTEK, består av ett antal uppgifter relaterade till den enskilda personen. I detta sammanhang kan en person/kund också vara medlem, företag, klubb eller själva hamnen.

BÅTKARTOTEK, innehåller information om båten som är knuten till medlemmen. Här kommer det att vara möjligt att lagra data såsom båttyp, båtnamn, försäkringsinformation, båtägare, delägare etc. En båt är i grunden alltid kopplad till en eller flera personer. Om det finns klubbåtar eller hamnens egna båtar som ska administreras i detta system måste klubben eller hamnen först läggas in som en person.

TJÄNSTER. En tjänst kan vara flera saker. Det kan generellt betraktas som en resurs som kan användas och tilldelas specifika brukare och båtar i hamnen. En tjänst kan till exempel vara en hamnplats, en landplats, en hylla i ett mastskjul, en båtvagga eller en sjöbod vid hamnen. I princip kan det bara finnas en båt knuten till en båtplats åt gången, men sett över en tidsperiod kan en båtplats knytas till flera båtar. Ett exempel kan vara en hamnplats som från vår till höst tilldelas en båt, medan den hela vintern kan tilldelas en annan båt – de kan bara inte ha den samtidigt.

ÖVERSIKTER. För varje person, båt och tjänst finns en översikt. Här visas all tillgänglig information om respektive person, båt och tjänst. Översikterna är uppbyggda med informationen så tydlig och fullständig som möjligt, vilket innebär att man inte måste öppna flera olika flikar för att hitta det man söker. Varje användare kan själv definiera vilken information hen har behov av i olika situationer.

KONTRAKT är en bindning mellan en plats/tjänst och en båt och/eller person. Bindningen kan ha ett juridiskt avtal kopplat i form av ett dokument med journalnummer och detta ligger till grund vid fakturering. Ett kontrakt kan vara begränsat i tid, med fast start- och slutdatum, men också vara aktivt under endast en del av ett år. Denna begränsning kan läggas upp som återkommande varje år. På kontraktet listas de tjänster som gäller den enskilde personen. Tjänsterna prissätts auto-matiskt via varuregistret i BEASportalen och markeras med förfallodag för fakturering.

FAKTURERING av förfallna tjänster sker automatiskt enligt de enskilda avtalen. Systemet skapar automatiskt en lista över medlemmar och tjänster som ska godkännas. För att skapa fakturan går du till BEASportalen under ekonomi, fakturering, och välj kör faktura. Fakturan kan sedan laddas ner som utskrift, pdf, csv-fil eller annat.

EKONOMIDATA för en person är information om vad personen har fakturerats tidigare.

SMS SERVICE är SMS meddelande till exempelvis alla på en brygga, en person eller till alla medlemmar.

KÖLISTA OCH BYTESKÖ finns för båtplatser, sjöbodar, vinterplatser etc.

BEASKORT DATA. En person kan ha ett eller flera BEAScard som då syns i personöversikten. Man kan lägga till eller ta bort kort, samt spärra, ladda, förlänga utgångsdatum osv. Om kortterminalerna är anslutna till BEASportalen finns dessutom en översikt över var, och till vad, kortet senast användes.

HAMNKARTA. Båtplatser, landplatser, sjöbodar etc kan placeras in på en karta. Lediga platser är gröna, platser med kontrakt är röda.